第一节　机要文件管理

    第一条　机要、文件由院办公室指定专人负责收发管理。

    第二条　机要员要具有高度的责任心和较强的保密意识。对于文件的收发、分送、传递、借阅、移交、归档、销毁等各个环节，都应登记、签字，做到手续齐全，责任明确。

    第三条　文件传阅一般要求领导在三日内阅完，并签字后交回机要室，逾期则视为阅毕，由机要员收回，以便继续传阅。文件传阅一律由机要员负责收发传递，不得出现横传现象。

    第四条　机要员定期对文件、资料进行清理、归档。秘密资料及发文机关要求退回的文件，要认真清理，按时如数退回。借出的文件要及时收回，如发现丢失，要及时向主管领导汇报。需留存的文件资料，按要求装订成册及时归档。

    第五条　院内各部门参加外部会议领取的文件，应送机要室一份留存、归档。如开会只发一份文件，要将原件送机要室登记后、传阅，各部门只能留复印件。

    第六条　秘密文件、资料内容不得擅自摘录、复印，不准自行扩大传阅范围，不能向范围以外人员传播和泄露。

    第七条　文件、资料的销毁要到指定地点进行，必须由二人以上监销，不得随意做废品向外出售。

    第八条　干警调动工作或离职时，须对自己借阅和管理的文件、资料进行清理，及时办理交接手续。

                        第二节　公文处理

    第九条　草拟公文一般应经院长或主管领导同意或批示、定文后进行，应当做到：

    1、认真领会领导意图，搞好材料的收集加工，做好充分的准备工作；

    2、符合国家法律、法规和党的方针、政策；

    3、精心构思、结构严谨、情况确定、观点明确；

    4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应当先引用标题，后引用发文字号、日期；

    5、正确使用结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“（一）”,第三层为“1”，第四层为“（1）”；

    6、使用国家法定计量单位；

    7、公文中使用简称的，第一项应写明全称，并在括号内注明简称；

    8、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句作为词素的数字和法律原本使用的法条必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。五位以上数字，尾数为零的，可以以万为单位；一个阿拉伯数码各位数不能移行，在同一公文中，数字的使用应当前后一致。

    第十条　以本院名义草拟的公文在送院领导签发之前，应送院办公室登记并由草拟人交所在部门的负责人审校。凡未经所在部门负责人审阅并签署意见的公文文稿，均不得送院领导签发，未经审核直接送签的公文，院领导不予签发。

    第十一条　部门负责人审核要把好文稿的行文关、政策关、文字关、体式关，重点审校是否需要行文；是否符合党和国家的方针、政策和法律法规；要注意政策的纵向连续性和横向一致性，公文内容、文种使用、公文格式等是否符合有关要求。

    第十二条　草拟、修改公文必须使用钢笔或毛笔，所用墨水要符合存档要求，并认真书写清楚，方便审批、印制、审阅，不得在文稿装订线以外书写。要使用统一印制的拟稿纸，并按拟稿纸中规定的项目填写。

    第十三条　《巩义市人民法院文件》由院长签发。《巩义市人民法院简报》、《调查研究》、《情况反映》由主管院领导签发，重要的或涉及面广的，经过主管院领导明确签署意见后，由院长签发。

    领导审批、签发公文，应使用钢笔或者毛笔书写，不能使用铅笔和其它不符合记录、存档要求的工具书写。报告、请示等公文，应标注签发人姓名。

    第十四条　公文校对工作依照“谁起草、谁校对、谁负责”的原则，公文底稿印出校样后，由院办公室将底稿和校样交付文稿的草拟人，由其负责校对。校对时要严肃认真，高度负责，避免差错。坚持“三校一通读”，即除进行初校、二校、三校外，草拟人还应在交付印刷前将校定文再次通读一遍。对修改符号和改正文字要做到字迹端正、句线清楚、符号正确，修改的文字和所用的符号要牵出大样版心，不要在字里行间书写，以免夹杂不清，给排版带来困难，以致造成印刷差错。

    第十五条　领导审签后公文的印刷、装订、用印、分发、报送、由公文主办部门负责；立卷、归档等由办公室负责办理。

    第十六条　办公室应根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则和人民法院行政文书立卷、归档的有关规定，定期将本院印发公文的定稿、正本和有关材料立卷、归档。公文立卷必须做到齐全、完整、符合立卷要求，使卷宗内容能正确反映主要工作情况。

                      第三节  　文印管理

    第十七条　文印人员要熟练掌握文印技术，做到热情服务，保质保量，保守秘密。

    第十八条　各业务庭法律文书一律由审判单元书记员或内勤自行打印，并符合法律文书处理的规范要求。

    第十九条　院内行政文件、党组文件、简报等，须经主管领导签发，到办公室登记，统一编号后才可打印，各部门不得私自为文件编号。

    第二十条　急需打印的文件，须经办公室主任批准后送打印室，文印人员要按要求的时间印制，印出的文件必须与送印件校对无误。

    第二十一条　文印人员不得私自印制与工作无关的材料，严禁将文印设备借给外单位人员使用。要爱护保管好文印设备。

    第二十二条　文件材料的复印须经主管领导审查批准，各部门复印材料须经部门负责人批准，复印费用从部门办公费中扣除。

    第二十三条　特殊情况需复印秘密文件、资料的，须经主管院长批准，并将复印件按原件密级管理。

                    第四节　  印章管理

    第二十四条　院办公室指定专人负责印章的使用、管理，坚持专人用印或监印。印章管理人员要有高度的责任心，要坚持原则，发现需加印的文件、文书等确有错误应拒绝用印，并报告批准用印的领导，确保印章的正确使用。离开办公室或下班应将印章存入保险柜中保管。

    第二十五条　法律文书加盖院印，须持有签发权的院长、庭长、审判长签发的原件，由承办案件的审判人员或书记员用印，实习生和其他人员不得用印。两页以上的法律文书需加盖骑缝章。

    第二十六条　各部门所需介绍信、证明书、司法建议及其他函件加盖印章的，须由部门主管领导审批，再由印章管理人员用印或监印。

    第二十七条    提票用印应按要求填写完整后方可用印。

    第二十八条    涉及车辆年审、过户等用印由后勤服务中心负责审查办理；涉及人事奖惩等用印由政治处、人事科、纪检监察部门负责审查办理；其它方面用印由办公室审查登记后方可用印。

    第二十九条　印章原则上不允许离开办公室，遇特殊情况需将印章带出院外使用的，必须办理用印登记手续，并请示院长批准后，方可将印章带出法院使用，并要精心保管，防止丢失。

    第三十条　印章管理人员要经常查看、更换印泥，清洗印章，发现异常情况或丢失，应及时向领导汇报。

    第三十一条　介绍信由院办公室指定专人负责使用管理。主要包括：编号、加盖“院印”以及发放、领取管理等工作。

    第三十二条　各法庭领取介绍信，须到办公室登记，编号后方可使用。各法庭内勤负责对介绍信的领取，监督、保管等，并将介绍信存根交回办公室保存。

    第三十三条　各审判庭办案介绍信只能用于办案，开信时必须写明前往单位名称、地址，按介绍信需填内容认真填写，并要求内容与存根一致。

    第三十四条　干警外出办案或办公，不得携带空白介绍信，如遇特殊情况需携带时，须由办案人员写出书面申请，经主管院长批准，到办公室登记统一编号后方可领取使用。事后将未用的空白信、法律文书及时退回办公室销毁，并实事求是补填存根。

    第三十五条　凡擅自用介绍信办私事或利用介绍信进行违法活动的人员，一经发现认真追查，并视情况轻重给予相应处理。