办公室是一个单位的综合机构和中枢神经，作为人民法院办公室而言也不例外，能不能真正发挥好参谋助手作用，进一步提高服务水平，直接影响到全局工作的开展，直接影响到人民法院在人民群众心目中的形象问题。而作为基层法院的行政管理，特别是办公室的工作而言，是指依据法律、法规及其规章制度，对法院行政工作进行的管理。

    一、基层法院办公室的现状及存在问题

    基层法院办公室的现状存在着类似的现象，人少事多且受上级法院的“多头”指挥。由于人员少工作量大，可以说现在的管理手段仍然是属于一种原始、粗放式、凭直观感性式的管理，离建设现代化的审判机关，保障审判工作的顺利进行还有很大的差距。这些问题最主要突出表现在：

     1、机关职能交叉

    当前基层法院的行政机构的设置，没有体现出基层法院自身的职能特点。体现在管理层次上，一项工作从院决策机构到落实到具体人，一般要经过三至五个层次，效率低下；体现在职能上，行政管理部门内部之间，与审判部门之间不少地方存在职能交叉，职能模糊现象；体现在工作任务的分配上，不少单位存在“以人定事”现象，谁能干就让谁干，不管机构职能，不管任务轻重缓急，造成工作能力强的人累死，干不了事的人闲死，严重地影响了人员的工作积极性。像党委、人大等交办、督办的案件，办公室和信访等部门职能交叉，与承办业务庭职能交叉，而具体汇报案件又往往通过办公室进行有关材料的准备。在制度的落实、会议的组织、人员的管理、责任的追究等方面，办公室与人事科、纪检监察、审判监督庭等部门也存在交叉等，致使管理职能错位，由此造成一些工作大家都管，但都管不到位的现象。

    2、管理与服务职能混同

    基层法院行政管理人员既是管理者，又是具体服务者。但目前，管理、服务职能混为一体是基层法院长期以来存在的不正常的现象且十分严重，两项职能相互牵制，相互套牢，并且相当大的精力用于从事事务性工作，浪费了人力资源，致使管理在低层次上徘徊，严重地影响了服务保障水平。如果没有从宏观上着手抓管理，便会导致许多事项做了大量的低级的重复劳动，但却没有抓出成效来，结果吃力不讨好，管理职能没履行好，服务水平也没上去。

    3、人员素质堪忧

    高效率、高质量的行政管理，要求必须要有一支高素质的基层法院行政管理队伍作保障。由于法院的主要业务是审判工作，法官的地位远比行政管理人员高，在大多数人心目中，甚至在一些院领导的印象中行政管理人员等同于后勤保障人员，甚至是打杂的，比不上一个业务庭的书记员。干行政管理被人看不起是办公室人员普遍存在的自卑感，进入基层法院工作人员绝大多数是不情愿从事行政管理工作。目前基层法院行政管理人员主要由长期取不得法官资格在审判岗位上无法安排的人员构成。由于行政管理人员相对素质低，真正的能参善谋，会调查研究，会创造性抓落实的人员少，严重地影响了审判保障工作的效率和水平。当然，影响办公室工作人员工作积极性的因素很多，如审判职称、其他待遇等。

    4、行政管理制度不配套

    行政管理是一项庞大的系统工程，必须建立和完善一套规章制度。从落实情况看，尽管大都建立了一些规章制度，但是还是不全、不细，缺乏具体可操作性，在运行过程中抓得不严、抓得不死、落实乏力，有了问题是临时搭班子、抽人员，头疼医头、脚疼医脚，工作没有秩序，考核没有标准，奖惩不能到位，使行政管理处于一种紊乱状态。

    二、改进和规范基层法院行政管理的几点对策

    1、科学界定行政管理的内容

    基层法院行政管理的内容很广泛，但具体讲，主要有以下两项管理：一是政务管理。主要是司法秘书工作，如文件的办理和管理，组织会议，安排各项工作日程，管理印鉴，及为领导当好参谋、办理领导临时交办的有关事项等；司法信息工作，如审判信息、法院工作信息等；司法档案管理，如主要包括诉讼档案、人事档案、会计档案、基建档案等，如何进行一步做好立卷和接收整理、保管的借阅、鉴定和销毁等。二是司法事务管理。主要是司法机关日常事务的管理，如生活服务管理、接待管理等。只有区分二类不同的管理内容，才能因政务、事务的性质不同，有的放矢地设置机构、安排人员、抓好落实。

    2、依法规范行政管理部门职能

    基层法院行政管理部门的职能划分，应打破过去传统的划分方法，将职责、职能固定下来。在政务管理方面，应更加倾向于为领导的宏观决策提供服务上。规范基层法院办公室的职能，就必须将办公室的职能定位于“办公”上，办公室应定位于围绕院党组决策，具体抓好院长办公会、院务会各项决定的落实的机构，承担起司法秘书、综合材料、信息、督办和日常院务工作管理等重担，只有办公室真正为领导决策、实施、检查等搞好服务，才能真正提高地位，发挥作用，树立威信。从而使办公室能够从具体的事务中摆脱出来，专心于政务工作，提升办公水平。

    3、不断提高行政管理人员素质

    做好行政管理工作，离不开高素质的行政管理人员。近年来，对法官职业化强调很多，但对法院行政管理人员的素质讲得比较少，在客观上造成了行政管理工作是什么人都可以干，什么人都能干好的一项可有可无的工作，效率低下，并且形成了一种恶性循环。为此，必须像加强法官教育培训那样重视行政管理人员培训，办公室秘书要有较强政策理论水平和必须具备较强的文字功底，党务人事工作人员要有很强的党性和公道正派的作风，所有人员都必须会运用计算机等现代化办公工具，不断提高办公效率。要建立能者上、平者让、庸者下的竞争激励机制，精简机构和人员，提高效率和效能，畅通行政管理人员进口和出口，对于不适合岗位的人员要及时清除出行政管理队伍，不能将行政管理岗位当成“收容站”。解决这个问题是一个综合的系统工程，需要各方面齐抓共管，方能取得成效。

    4、建立行之有效的行政管理制度

    行政管理工作千头万绪，如果没有健全的规章制度，无论是政务还是事务性工作，很容易在忙乱中出差错，或出现相互推诿、扯皮现象。为此，必须要对每一个岗位、每一项职责进行细化，如对于公文处理，从收文、登记、传阅、拟办、批办、督办到撰文、审核、签发、用印、投递、立卷、归档、销毁等，其中的工作涉及到多个领导、多个部门和多个人员，有一个环节出错就会误事。为此，基层法院行政管理工作必须建立和完善规章制度，如在决策机构应建立院党组会议制度、院长办公会议制度、院务会工作制度、信息工作制度等，在行政管理系统应建立文秘档案工作制度、印鉴使用管理制度、保密工作制度等。同时，要将日常的行政管理工作用规范的程序加以固定，每一个步骤的做法、要求都要规定清楚，避免忙中出错，使各项工作有条不紊地进行。